Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану подаються до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, а у випадках, передбачених статтею 53 Сімейного кодексу України (якщо при реєстрації шлюбу дружина, чоловік зберегли дошлюбні прізвища, вони мають право подати заяву про обрання прізвища одного з них як спільного або про приєднання до свого прізвища, прізвища другого з подружжя), також до відділу реєстрації актів цивільного стану районного, районного у місті, міського (міста обласного значення) міськрайонного управління юстиції за місцем зберігання першого примірника актового запису про шлюб.
Заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін, може бути подана до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про народження або за місцем постановлення рішення суду про визнання батьківства.
Громадяни України, які проживають за кордоном та перебувають на обліку в дипломатичному представництві або консульській установі України в інших державах, а також іноземці і особи без громадянства, які зареєстрували акти цивільного стану в державних органах реєстрації актів цивільного стану України і на час звернення проживають за кордоном, подають відповідні заяви до дипломатичних представництв або консульських установ України в інших державах та розглядаються ними в порядку, передбаченому вказаним Положенням.
Водночас, заяви про внесення змін стосовно іноземців, які зареєстрували акти цивільного стану на території України і на час звернення постійно проживають на території України розглядаються відділом реєстрації актів цивільного стану на загальних підставах.
Відділ реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про внесення змін.
Наведені заяви розглядаються у тримісячний строк з дня їх надходження до відділу реєстрації актів цивільного стану. За наявності поважних причин цей строк може бути продовжений, але не більш як на три місяці. Крім того, якщо виникла потреба поновлення втраченого актового запису, до якого необхідно внести зміни, перебіг тримісячного строку припиняється.
Так, законодавством визначено коло осіб, які мають право звертатись із заявою про внесення змін до актових записів цивільного стану. Це особи, щодо яких було складено актові записи, батьки неповнолітніх (малолітніх), піклувальники неповнолітніх та опікуни малолітніх, опікуни недієздатних осіб, спадкоємці померлого за законом або заповітом.
Заслуговує уваги, що унесення змін до актових записів цивільного стану за заявою представника за довіреністю не дозволяється. Однак, заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін до актового запису про народження і не може бути подана особисто, може бути подана через представника або надіслана поштою за умови її нотаріального засвідчення. Повноваження представника мають бути нотаріально засвідчені.
Разом із заявою (встановленого зразка) про внесення змін до актових записів цивільного стану заявниками подаються документи необхідні для її розгляду та вирішення питання по суті, зокрема паспорт або паспортний документ, свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні та інші документи.
На підтвердження достовірності представлених заявником документів про реєстрацію актів цивільного стану відділом реєстрації актів цивільного стану додаються до матеріалів справи копії відповідних актових записів цивільного стану або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому.
На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ реєстрації актів цивільного стану складає обгрунтований висновок про внесення змін, доповнень до актового запису цивільного стану або про відмову в цьому.
У разі відмови у внесенні змін до актового запису у висновку мають бути чітко вказані причини відмови. При врученні (направленні) висновку про відмову заявнику одночасно роз’яснюється про можливість його оскарження в судовому порядку.
Підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, крім висновку відділу реєстрації актів цивільного стану або відповідної консульської установи чи дипломатичного представництва України в іншій державі є, зокрема рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), виключення відомостей про батька (матір дитини) з актового запису про народження, установлення неправильності в актовому записі цивільного стану; заява про визнання батьківства; постанова адміністративного суду; заява матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої дитини щодо внесення відомостей про батька дитини; заява дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища; актові записи про зміну імені, про шлюб та розірвання шлюбу; рішення органу опіки та піклування про зміну прізвища неповнолітньої дитини та інші.
Водночас потрібно зазначити, що у випадку внесення змін на підставі рішення суду, органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням або рішенням райдержадміністрації чи виконавчого комітету відповідних рад, при потребі до них також додаються відповідна заява про внесення змін та інші необхідні для виконання документи.
Унесення змін до актових записів цивільного стану провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису. Після цього виписується нове свідоцтво про реєстрацію акта цивільного стану, з штампом «Повторно», яке видається заявнику або надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника для вручення йому. Первинне свідоцтво, подане заявником для внесення змін, анулюється та знищується у встановленому порядку.
Слід зазначити, якщо актовий запис цивільного стану було зареєстровано органами іноземних держав, унесення змін провадиться компетентними органами цієї держави згідно із законодавством держави, на території якої було складено запис.
Лиманський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області
