google75803700034ad86c

Склад виконкому:

Міський голова

тел. 4-12-44

mail@krliman.gov.ua

Графік прийому громадян:
Перший понеділок місяця.

1. Цимідан Петро Федорович - міський голова
2. Каракуц Тетяна Юріївна - секретар міської ради
3. Драч Юрій Анатолійович - перший заступник міського голови 
4. Гамаюнова Юлія Миколаївна - заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради
5. Фесенко Володимир Петрович - заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради

6. Муравльова Олена Миколаївна - заступник міського голови
7. Малий Роман Олександрович - керуючий справами виконавчого комітету міської ради
8. Мікулін Олексій Іванович - староста
9. Погуляй Інна Михайлівна - староста
10. Меделяєва Наталія Василівна - староста
11. Рибалко Юлія Володимирівна - староста
12. Богуславський Олег Миколайович - староста
13. Сердюк Віталій Вікторович - староста
14. Філоненко Любов Василівна - староста
15. Безгубов Микола Володимирович - староста
16. Герасименко Володимир Володимирович - староста
17. Сичов Анатолій Васильович - староста
18. Сиротенко Олександр Миколайович - староста
19. Заболотний Василь Іванович - староста
20. Супліченко Оксана Іванівна - головний лікар Краснолиманської міської лікарні
21. Фільчак Павло Дмитрович - приватний підприємець
22. Бугайов Сергій Вікторович - директор регіональної філії “Донецька залізниця” Публічного акціонерного товариства “Українська залізниця”
23. Корольов Андрій Валентинович - начальник Лиманського відділення поліції Слов’янського відділу поліції Головного управління Національної поліції України в Донецькій області
24. Шабля Володимир Анатолійович - голова Асоціації фермерів
25. Барабаш Любов Миколаївна - директор Шандриголівської ЗОШ
26. Труш Інна Віталіївна - директор будинку науки і техніки локомотивного депо
27. Мараховський Олександр Володимирович - представник громадської організації   “МИ”
28. Морозова Людмила Іванівна - голова міської ради ветеранів війни праці та Збройних Сил України

Склад виконкому затверджено:

1. Загальні засади

1.1 Це Положення є нормативним документом, який визначає:
- порядок роботи виконавчого комітету Лиманської міської ради Донецької області, як механізм взаємодії, виконавчих органів міської ради з підприємствами, організаціями і установами, а також державними органами та органами місцевого самоврядування усіх рівнів, встановлює порядок правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради, його відділів, управлінь і служб та загальні для всіх правила внутрішнього розпорядку;
- виконавчий комітет є юридичною особою, має свій бланк, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, має самостійний баланс, поточні, реєстраційні та інші рахунки в установах Державної казначейської служби України, банківських установах, має право набувати майнових та немайнових прав та обов’язків, право виступати у судових органах від свого імені;
- виконавчий комітет є розпорядником відповідних коштів міського бюджету, виділених міською радою;
- виконавчий комітет є неприбутковою організацією, здійснює некомерційну діяльність, доходи виконавчого комітету використовуються виключно для фінансування видатків на його утримання визначених у кошторисі;
- Юридична адреса: Донецька область, місто Лиман, вулиця Незалежності, будинок 46.
1.2. Затвердження, скасування Положення, внесення до нього змін і доповнень здійснюється відповідно до рішення міської ради за поданням виконкому міської ради.
Невиконання вимог цього Положення без поважних причин є підставою для накладення дисциплінарного стягнення на працівника, відповідно до Положення про преміювання або Законів України “Про державну службу“, “Про службу в органах місцевого самоврядування“, Кодексу законів про працю України, інших нормативно-правових актів.
1.3. Положення про роботу відділів і управлінь міської ради та її виконавчих органів, інших її підрозділів не повинні суперечити цьому Положенню.
1.4. Положення встановлює порядок діяльності виконавчого комітету міської  ради за такими напрямами:
1.4.1. Регламент організації роботи виконкому, куди входять:
- планування роботи виконавчого комітету;
- організація роботи виконавчого комітету.
1.4.2. Особливості погодження та внесення на розгляд виконавчого комітету проектів регуляторних актів.
1.4.3. Загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі, порядок роботи з електронною поштою та правила оформлення доручень.
1.4.4. Підготовка і видання розпоряджень міського голови.
1.4.5. Організація взаємодії з вищими органами державної виконавчої  влади, державними органами та органами місцевого самоврядування усіх рівнів, підприємствами, організаціями, установами і населенням міста.
1.4.6. Організація роботи з кадрами.
1.4.7. Організація діловодства.
1.4.8. Організація контролю і перевірки виконання документів.
1.4.9. Організація прийому громадян, розгляду пропозицій, скарг, заяв.
1.4.10. Матеріально-технічне забезпечення.
1.4.11. Режим роботи виконавчих органів міської ради.
2. Повноваження виконавчого комітету
Виконавчий комітет здійснює:
- попередній розгляд проектів місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань; проекту міського бюджету; подання їх на затвердження міською радою; забезпечення виконання бюджету; щоквартальне подання раді письмових звітів про результати виконання бюджету;
- забезпечення реалізації затверджених міською радою програм соціально-економічного та культурного розвитку міста, цільових програм з питань місцевого значення, виконання рішень міської ради;
- координацію діяльності підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Лиманської об’єднаної територіальної громади;
- скасування або зміну актів інших виконавчих органів, а також їх посадових осіб у разі невідповідності їх вимогам чинного законодавства, рішенням міської ради та виконавчого комітету, розпорядженням міського голови;
- встановлення у порядку і межах, визначених законодавством, тарифів щодо оплати побутових, комунальних, транспортних та інших послуг, які надаються підприємствами та організаціями комунальної власності міста; погодження у встановленому порядку цих питань з підприємствами, установами та організаціями, які не належать до комунальної власності;
- об’єднання на договірних засадах коштів міського бюджету та інших місцевих бюджетів для виконання спільних проектів, вирішення інших питань, що стосуються спільних інтересів територіальних громад;
- розпорядження коштами резервного фонду, визначення порядку фінансування видатків, внесення змін до кошторисів і порядку розподілу видатків за погодженням з постійною комісією міської ради з питань планування, фінансів, бюджету, соціально-економічного розвитку, інвестиційної та регуляторної політики, підприємницької діяльності;
- управління майном, що належить до комунальної власності об’єднаної громади, у визначених міською радою межах;
- встановлення порядку та здійснення контролю за використанням прибутків підприємств, установ, організацій, що належать до комунальної власності об’єднаної громади;
- надання дозволу на надання комунальним підприємствам Лиманської міської ради благодійної допомоги;
- заслуховування звітів про роботу керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності об’єднаної громади;
- надання дозволу та умов на передачу у позику майна комунальної власності Лиманської міської ради та комунальними підприємствами;
- передача в оренду майна комунальної власності Лиманської міської ради бюджетним установам;
- передача в оперативне управління комунального майна підприємствам комунальної власності;
- підготовка пропозицій раді, щодо програми приватизації та переліку об’єктів, які не підлягають приватизації;
- розподіл відповідно до законодавства житла, що належить до комунальної власності міста (надання, обмін); вирішення питань щодо використання нежитлових приміщень, будинків і споруд, що належать до комунальної власності;
- надання відповідно до законодавства громадянам, які потребують соціального захисту, безоплатного або за доступну для них плату житла;
- здійснення державної реєстрації права власності та інші речові права на об’єкти нерухомого майна, державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, реєстрації місця проживання осіб;
- прийняття рішень про скасування виданих суб’єктам господарювання дозволів на експлуатацію об’єктів житлово-комунального господарства, торгівлі та громадського харчування, побутового обслуговування, транспорту і зв’язку у разі порушення нормативно-правових актів з охорони праці, екологічних, санітарних правил, інших вимог законодавства;
- надання дозволів на проектування, будівництво, розширення, реконструкцію об’єктів житлово - цивільного, виробничого та іншого призначення, реставрацію архітектурних пам’яток, створення інженерно-транспортних мереж тощо;
- визначення у встановленому порядку розмірів відшкодувань підприємствами, установами і організаціями незалежно від форм власності за забруднення довкілля на інші екологічні збитки;
- визначення території для складування, зберігання або розміщення виробничих, побутових та інших відходів відповідно до законодавства; забезпечення виконання вимог законодавства про відходи;
- прийняття рішень щодо врегулювання процедур видачі суб’єктам господарювання документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності;
- прийняття рішення щодо оформлення відповідно до законодавства права власності на об’єкти нерухомого майна незалежно від форм власності;
- надання дозволу комунальним підприємствам Лиманської міської ради списувати майно (рухоме та нерухоме) комунальної власності Лиманської об’єднаної громади, що знаходиться у статутному фонді та майно (рухоме на нерухоме) набуте у процесі господарської діяльності за одну одиницю (комплект) в розмірі до 100000 (сто тисяч) гривень, яке не придатне до подальшого використання, морально застаріле, фізично зношене, пошкоджено в наслідок аварії чи стихійного лиха, (за винятком, виявлених в результаті інвентаризації як недостача). Для встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших активів, які перебувають під наглядом державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання або передає свій письмовий висновок;
- прийняття рішень про розміщення обладнання та функціювання майданчиків для паркування транспортних засобів та стоянок таксі на вулицях і дорогах населених пунктів, здійснення контролю за дотриманням визначених правилами паркування транспортних засобів вимог щодо розміщення обладнання та функціювання майданчиків для паркування;
- встановлення порядку розгляду, погодження та прийняття нормативних актів з питань, що потребують залучення декількох виконавчих органів;
- виконавчий комітет Лиманської міської ради є спеціально уповноваженим органом охорони культурної спадщини відповідно до ст. 3 Закону України «Про охорону культурної спадщини» та виконує повноваження передбачені ст..6 даного Закону;
- розгляд та прийняття рішень з інших питань, віднесених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради.

2. Регламент організації роботи виконкому

2.1. Планування роботи виконавчого комітету
Виконавчий комітет діє згідно квартального плану та за календарним планом основних заходів на кожен місяць.
Плани роботи формуються за пропозиціями міського голови, його заступників, членів виконавчого комітету, керівників виконавчих органів міської ради.
Пропозиції до квартального плану, погоджені із заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, подаються керівниками виконавчих органів до організаційного відділу виконавчого комітету міської ради у строки, передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
2.1.3. Організаційний відділ на підставі поданих пропозицій складає проект плану роботи на квартал, який візується заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради і подається для оприлюднення на офіційний сайті Лиманської міської ради. згідно вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
План роботи виконкому затверджується на останньому засіданні виконавчого комітету перед початком кварталу.
Календарний план основних заходів на місяць формується організаційним відділом на підставі пропозицій керівників виконавчих органів міської ради подається на затвердження міському голові, а в разі його відсутності – посадовій особі, яка виконує обов'язки міського голови, не пізніше як за три робочих дні до початку наступного місяця.
2.1.4. Квартальний план роботи не пізніше як у п'ятиденний термін після його затвердження надсилається загальним відділом виконавчого комітету міської ради всім заступникам міського голови та керуючому справами виконавчого комітету, які організовують контроль за його виконанням.
2.1.5. Кожен виконавчий орган розробляє свій план роботи, погоджує його з заступником міського голови або керуючим справами виконкому, який координує їх діяльність та передає такий план у організаційний відділ.
План роботи має містити чітку інформацію про заходи, дату, час, місце проведення і відповідальну посадову особу. Контроль та відповідальність за виконання цих планів покладається на керівників виконавчих органів міської ради.
2.2. Організація роботи виконавчого комітету .
2.2.1. Виконавчий комітет утворюється міською радою, за пропозицією міського голови, на строк її повноважень. Після закінчення строку повноважень міської ради, міського голови,  виконавчий комітет продовжує здійснювати свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.
2.2.2. За пропозицією міського голови, міською радою затверджується кількісний та персональний склад виконавчого комітету.
2.2.3. Виконавчий комітет утворюється у складі міського голови,  заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради, керуючого справами, старост, а також керівників відділів, управлінь, інших осіб.
2.2.4. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради, який входить до складу виконавчого комітету за посадою.
2.2.5.  Виконавчий комітет очолює міський голова. Міський голова організує роботу виконавчого комітету, головує на його засіданнях, забезпечує колегіальність при розгляді питань, включених до порядку денного засідань, підписує рішення виконавчого комітету та забезпечує їх виконання.
2.2.6. На осіб, які входять до складу виконавчого комітету і працюють в ньому на постійній основі, як і на міського голову, поширюються обмеження,  встановленні законодавством про службу в органах місцевого самоврядування та іншими законодавчими актами.
2.2.7. Внесення змін до складу виконавчого комітету та його розпуск є виключною компетенцією міської ради.
2.2.8. Виконавчому комітету міської ради, міському голові підпорядковані відділи, управління та інші виконавчі органи, створені у межах структури і штатів міською радою.
2.2.9. Виконавчий комітет міської ради розглядає і вирішує питання, віднесені статтями 27-40 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" до відання виконавчих органів міської ради.
2.2.10. Діяльність виконавчого комітету спрямована на виконання законів України, актів Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств та відомств,  рішень міської ради, власних рішень.
2.2.11. Виконавчий комітет у межах компетенції приймає рішення, які є обов'язковими для виконання виконавчими органами міської ради, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на території Лиманської об'єднаної територіальної громади. Зразок бланку виконавчого комітету (додаток1).
2.2.12. Виконавчий комітет міської ради:
1) попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально - економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд відповідної ради;
2) координує діяльність відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідної  територіальної  громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;
3) має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб.
2.2.13. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликається міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – посадовою особою, що виконує його функції або заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
2.2.14. Засідання виконавчого комітету скликаються за необхідністю, але  не рідше одного разу на місяць, як правило третя середа місяця.
2.2.15. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.
2.2.16. Виконавчий комітет, в межах своїх повноважень, приймає рішення. Рішення приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконкому.
2.2.17. Рішення виконавчого комітету підписується міським головою або головуючим на засіданні виконавчого комітету міської ради, у разі відсутності міського голови.
2.2.18. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.
2.2.19. Рішення виконавчого комітету з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані міською радою.
2.2.20. Рішення виконавчого комітету з моментів їхньої невідповідності Конституції або законам України визнаються незаконними в судовому порядку.
2.2.21. Відповідальність за загальну підготовку засідань виконавчого комітету несе керуючий справами - секретар виконавчого комітету. Підготовку питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету здійснюють заступники міського голови, керуючий справами, працівники апарату виконавчого комітету, керівники відділів, управлінь, служб, за участю голів постійних комісій міської ради (за їх бажанням), спеціалістів та інших осіб (за необхідністю).
2.2.22. Персональна відповідальність за якість підготовки проектів рішень виконавчого комітету, їх відповідність чинному законодавству та своєчасну підготовку покладається   на  їх розробників  та заступника міського голови, відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Розробниками проектів рішень є працівники апарату виконавчого комітету, структурних підрозділів виконавчих органів міської ради та керівники комунальних підприємств.
2.2.23. Проект рішення обов’язково повинен містити посилання на нормативно-правові акти, відповідно до яких приймається рішення.
2.2.24. Розробник разом з проектом рішення може вносити на розгляд виконавчого комітету текст інформаційного повідомлення, який містить обґрунтування необхідності прийняття рішення, його мету, соціально-економічні та інші істотні наслідки його прийняття.
2.2.25. Проект рішення, що є регуляторним актом, приймається відповідно до вимог Закону України « Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
2.2.26. Визначені в проекті рішення завдання повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін визначеної мети, визначати виконавців і терміни виконання завдань, а також, за необхідності, містити пункт щодо посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням рішення. Контроль за виконанням рішень покладається на міського голову,  заступників міського голови, керуючого справами або керівників структурних підрозділів  виконавчих органів міської  ради.
2.2.27. У необхідних випадках у проекті рішення можуть передбачатися проміжні контрольні терміни інформування виконавчого комітету про хід виконання встановлених завдань.
2.2.28. В проектах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.
До проектів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу міської ради з вказівкою причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.
2.2.29. У разі виконання раніше ухвалених рішень до проекту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.
2.2.30. В проектах рішень виконавчого комітету міської ради з найбільш важливих питань життєдіяльності міста, про тарифи на житлово-комунальні послуги, вартість проїзду в транспорті, про план роботи виконавчого комітету міської ради та в проектах рішень виконкому, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті міської ради.
2.2.31. До проекту рішення додаються: передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті; перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення (аркуш розсилки); за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому.
2.2.32. До проектів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються копії відповідних нормативних актів.
До проекту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень додаються копії відповідних рішень.
2.2.33. Посадові особи, які готують проекти рішень, зобов'язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такій послідовності:
- заступниками міського голови, відповідно до розподілу функціональних обов’язків,
- керівниками виконавчого органу, що готує проект рішення
- юридичним відділом, який здійснює правову експертизу.
Після погодження юридичним відділом, проект візується начальником загального відділу, керівниками інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, з яких підготовлені проекти рішень та керуючим справами.
Погодження оформляється на окремому бланці рішення виконавчого комітету з зазначенням назви проекту рішення. Нижче назви проекту рішення посередині бланку проставляється напис "УЗГОДЖЕНО", після чого проставляється найменування посади, прізвище та ініціали посадовця, що узгоджує проект рішення, та його особистий підпис.
Додатки до проекту рішення підписуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради. В додатках також зазначається їх розробник з зазначенням посади керівника виконавчого органу та його підпис.
2.2.34. Проекти рішень виконавчого комітету в електронному вигляді подаються до загального відділу для оприлюднення їх на офіційному сайті Лиманської міської ради. Розробник проекту рішення несе персональну відповідальність за дотримання вищевказаного закону.
2.2.35. Підготовлені та погоджені проекти рішень, що відповідно до п.2 частини 1 ст. 15 Закону України “Про доступ до публічної інформації” підлягають обговоренню (з питань цінової, тарифної, регуляторної політики тощо), подаються особами, відповідальними за підготовку питання, на паперовому та електронному носіях в загальний відділ та оприлюднюються на сайті міської ради не пізніше ніж за 20 робочих днів до дня проведення засідання виконкому.
2.2.36. До проекту рішень додаються: довідки - до 3 друкованих сторінок, список осіб, які запрошені з даного питання на засідання виконавчого комітету (відповідальність за їх присутність несуть особи, які готують проект рішення), аркуш розсилки відповідно до вимог Інструкції з діловодства із зазначенням організацій, яким необхідно направити копії рішення виконавчого комітету, після його прийняття.
2.2.37. Проекти рішень здаються в загальний відділ в кількості та з розрахунку по одному примірнику на кожного члена виконкому та  для надсилання заявникам та виконавцям рішення після його ухвалення.
2.2.38. Протести прокурора на рішення виконкому розглядаються в порядку та у строки, встановлені чинним законодавством.
2.2.39. Проекти рішень не підготовлені до відповідного строку, на розгляд виконавчого комітету міської ради не виносяться. У цьому випадку відповідальний за підготовку питання заступник міського голови готує і направляє через керуючого справами пояснювальну записку на ім'я міського голови.
2.2.40. При наявності заперечень до проекту рішення з боку зацікавлених сторін, після узгодження з міським головою, проект рішення може бути винесений на розгляд виконавчого комітету міської ради. У цьому випадку розгляд проекту рішення проводиться з участю сторін, що мають заперечення.
2.2.41. Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.
2.2.42. Проект порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за два дні до засідання загальним відділом виконавчого комітету міської ради під керівництвом керуючого справами виконкому.
2.2.43. Проект порядку денного включає питання, з яких у загальний відділ подані проекти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Положення.
2.2.44. Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання виконкому здійснює загальний відділ за 2 дні до засідання, а інформування запрошених (згідно зі списком) - виконавчі органи міської ради, що готували проекти рішень та складали список запрошених.
Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за 1 день до засідання виконкому) інформують загальний відділ про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.
Загальний відділ інформує керуючого справами виконкому про участь членів виконавчого комітету у засіданні.
2.2.45. Про день засідання виконавчого комітету і проект порядку денного загальний відділ завчасно інформує прокуратуру міста.
Проект порядку денного засідання виконавчого комітету загальний відділ надсилає електронною поштою членам виконавчого комітету.
2.2.46. Загальний відділ формує в електронному вигляді та надає за 2 дні до засідання членам виконавчого комітету матеріали, що включають проект порядку денного та проекти рішень виконкому.
2.2.47.Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито, крім розгляду проектів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.
Розгляд питань та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом, на засіданнях виконавчого комітету відеофіксується (за необхідністю) працівниками відділу інформаційних технологій або іншою відповідальною посадовою особою.
2.2.48.Реєстрацію присутніх осіб проводить загальний відділ. Осіб, які доповідають на засіданні виконавчого комітету, про час розгляду питання інформує загальний відділ.
2.2.49. У засіданні виконавчого комітету беруть участь начальники відділів апарату, керівники відділів, управлінь, міських організацій, підприємств, установ, фахівці, запрошені з окремих питань. У засіданні можуть брати участь прокурор міста, народні депутати України, депутати обласної та  міської рад та інші.
Особи, запрошені з окремих питань, після їх розгляду в подальшій роботі засідання участі не беруть.
2.2.50. В засіданні беруть участь акредитовані при раді представники засобів масової інформації.
2.2.51. Участь членів виконавчого комітету у засіданні визначається в результаті реєстрації, голосування відбувається за допомогою карток для голосування, які зберігаються в загальному відділі.
2.2.52. Проект порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування.
Зміни та доповнення до проекту порядку денного за наявності відповідних погоджених проектів рішень, ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.
Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконкому до проекту порядку денного, стосуються, як правило, важливих політичних подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, інших  випадків.
Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.
2.2.53. З питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, доповідають керівники виконавчих органів міської ради, підприємств та закладів міської комунальної власності, а також члени виконавчого комітету, депутати міської ради, які внесли відповідні проекти рішень.
Із співдоповідями можуть виступати заступники міського голови з питань діяльності відповідних виконавчих органів міської ради за розподілом повноважень, керівники інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, запрошені на засідання виконкому для розгляду питання.
Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для  виступів з обговорюваного питання.
2.2.54. Головуючий на засіданні виконкому:
- веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;
- надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує наступного доповідача;
- вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до проектів рішень;
- вносить на голосування проекти рішень (за основу та в цілому);
- оголошує результати голосування (рішення прийнято; рішення не прийнято);
- забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні.
2.2.55. Члени виконкому на засіданнях виконавчого комітету:
- вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;
- можуть вимагати від доповідачів додаткових роз'яснень з питань порядку денного та проектів рішень;
- беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;
- у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;
- вносять пропозиції про зміни і доповнення в проекти рішень або про їх доопрацювання.
2.2.56. Присутнім на засіданні виконавчого комітету керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій під час розгляду питань, що стосуються їх діяльності, головуючий може надати слово для запитань, виступу по суті питання, а також пропозицій:
- про зміни і доповнення до проектів рішень або про їх доопрацювання;
- про перенесення (у виняткових випадках) обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією.
На прохання громадян, присутніх на засіданні виконавчого комітету під час розгляду питань порядку денного, що не містять інформації з обмеженим доступом, їм може бути надане слово для оголошення запитань чи виступу по суті питання з дозволу головуючого на засіданні.
2.2.57. На засіданні виконкому надається час:
- на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проекту рішення, заключного слова) – не більше 30 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконкому);
- для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;
- для співдоповіді з питань порядку денного – до 5 хвилин;
- для оголошення запитань – до 1 хвилини;
- для відповіді на запитання – до 2 хвилин;
- для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проекту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.
2.2.58. Відділ інформаційних технологій виконавчого комітету  міської ради здійснює організаційно-технічне забезпечення:
- функціонування звукової апаратури для забезпечення проведення засідання виконавчого комітету;
- відеопрезентацій до проектів рішень виконавчого комітету;
- відеозапису розгляду питань на відкритих засіданнях виконавчого комітету та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом;
- розміщення на офіційному сайті  міської ради відеозаписів засідань виконавчого комітету (у разі потреби).
2.2.59. В разі необхідності міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.
У виняткових випадках, за необхідності прийняття термінового   рішення, з дозволу міського голови, є допустимим прийняття рішення між засіданнями (в робочому порядку) шляхом візування його не менше, ніж 2/3 від загальної кількості членів виконавчого комітету і всіма зацікавленими особами та обов'язковим наступним доведенням прийнятого рішення до всіх членів виконавчого комітету. 
2.2.60. Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За вимогою головуючого може бути ухвалене рішення про неможливість подальшої участі в засіданні порушників Регламенту.
2.2.61. Головуючий (міський голова або особа, яка виконує його обов'язки) підписує рішення, ухвалені на засіданні виконкому.
У разі внесення змін та доповнень у проекти рішень під час їх обговорення, протягом 3 днів вони повинні бути відредаговані особами, які готували питання та передані до загального відділу для подальшого підпису головуючим на засіданні виконавчого комітету.
2.2.62. Підписані рішення виконавчого комітету надходять в загальний відділ, де ставиться відбиток гербової печатки виконавчого комітету на підпис головуючого та проводиться реєстрація: вказується дата ухвалення рішення та присвоюється номер (нумерація ведеться з початку року).
Прийняті рішення виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному сайті Лиманської міської ради протягом п'яти робочих днів з дня затвердження документа відповідно до частини 2 ст. 15 Закону України “Про доступ до публічної інформації”
2.2.63. Копії прийнятих рішень розсилаються виконавцям загальним відділом у десятиденний строк.
2.2.64. Засідання виконавчого комітету проколюються. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу.
Загальний відділ після засідання виконкому оформлює протокол засідання; в протоколі вказується:
• номер протоколу;
• дата засідання;
• протягом якого часу відбувалось засідання;
• перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;
• перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;
• перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено одноголосно; кількість голосів за проект рішення, проти, що утримались; не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;
• доручення, ухвалені виконавчим комітетом за результатами обговорення окремих питань.
2.2.65.    Протоколи засідань виконкому підписує міський голова або виконуючий його обов'язки та керуючий справами виконкому.
Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету міської ради. Копії протоколів засідань виконкому та витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу.
2.2.66. Після підписання протоколу загальний відділ надсилає виконавчим органам міської ради, іншим виконавцям витяги з протоколу – ухвалені виконкомом доручення з окремих питань, завірені печаткою загального відділу.
Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі протягом 2 років, після чого передаються до архівного відділу виконавчого комітету міської ради.

3. Особливості погодження та внесення на розгляд виконавчого комітету проектів регуляторних актів

3.1. Координацію та організаційне забезпечення державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, здійснює відділ економічного розвитку і торгівлі виконавчого комітету міської ради .
3.2. Регуляторний акт – це прийнятий уповноваженим  регуляторним      органом нормативно-правовий акт, який або окремі положення якого спрямовані  на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних  відносин між регуляторними органами або іншими органами державної влади та суб'єктами господарювання;
3.3. Робота з підготовки проектів регуляторних актів відбувається відповідно до планів, затверджених рішеннями виконкому та рішеннями сесій міської ради. Плани діяльності з підготовки виконавчими органами міської ради проектів регуляторних актів на наступний календарний рік затверджуються не пізніше 15 грудня поточного року.
Плани діяльності з підготовки проектів регуляторних актів повинні містити назви проектів, цілі їх прийняття, строки підготовки проектів, найменування виконавців (розробників) проектів регуляторних актів.
3.4. Затверджені плани діяльності виконавчих органів ради з підготовки проектів регуляторних актів, а також зміни до них оприлюднюються в порядку, встановленому чинним законодавством України.
3.5. Розроблення, оприлюднення, прийняття, виконання заходів з відстеження результативності та перегляд регуляторних актів здійснюється  відповідно до вимог чинного законодавства.
3.6. Міська рада заслуховує щорічний звіт міського голови про здійснення державної регуляторної політики. Щорічний звіт підлягає оприлюдненню на офіційному сайті Лиманської міської ради.

4. Загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі, порядок роботи з електронною поштою та правила оформлення доручень

4.1. Основною вимогою ведення діловодства у виконавчому комітеті та інших виконавчих органах Лиманської міської ради є дотримання єдиного порядку оформлення і роботи з документами, скорочення кількості документів, електронізація діловодних процесів.
4.2. Діловодство здійснюється за правилом організаційної єдності, тобто місце реєстрації вхідної кореспонденції є місцем, де можна прослідкувати весь подальший рух документа та результатів його розгляду.
4.3. Робоче листування між виконавчими органами з питань поточної діяльності, обмін оперативною інформацією, попереднє опрацювання проектів документів, здійснюється як в паперовому, так і в електронному вигляді за допомогою електронної пошти.
4.4. Відповідальний працівник загального відділу виконавчого комітету міської ради та відповідальні працівники самостійних управлінь міської ради та її виконавчих органів зобов’язані щоденно, як мінімум тричі впродовж дня, перевірити наявність електронної пошти та документів, отриманих у електронному вигляді.
4.5. Опрацювання поштових повідомлень, які надходять до офіційної скриньки Лиманської міської ради та її виконавчого комітету (отримання повідомлень, здійснення їх попереднього розгляду, пересилання за потреби іншому адресату, друк, реєстрація) здійснює загальний відділ виконавчого комітету міської ради.
4.6. Опрацювання поштових повідомлень, що надходять на адреси офіційних скриньок самостійних управлінь (отримання повідомлень, здійснення їх попереднього розгляду, пересилання за потреби на адреси особових скриньок працівників відповідного підрозділу, друк, реєстрація) здійснюється особами, окремо визначеними їх керівниками.
4.7. Бази даних внутрішніх (посадових осіб, чиї робочі місця розташовані в межах приміщення по вул. Незалежності, 46) і зовнішніх (тих, чиї робочі місця розташовані за межами зазначеного приміщення) користувачів електронної пошти підтримуються в актуальному стані на підставі даних, які надають керівники структурних підрозділів.
Дані про зміни, що відбулися, надаються до загального відділу виконавчого комітету міської ради у той же день, коли про них стало відомо відповідному керівнику. Зміни в облікові дані вносяться не пізніше наступного робочого дня з дня отримання відповідної інформації.
4.8. Під час роботи з електронною поштою всі користувачі зобов’язані дотримуватись культури спілкування. Крім електронної адреси поштової скриньки заповнюється поле «Від кого», де зазначаються прізвище, ім’я, по батькові особи або назва підрозділу, від імені якого відправляються листи. Для листування в межах України поле заповнюється українською мовою.
Неприпустимим є надсилання повідомлень без зазначення теми. Тема повинна розкривати зміст повідомлення. Якщо повідомлення містить кілька тем або кілька не пов’язаних між собою вкладених файлів, створюються кілька електронних листів з різними темами. Всі листи повинні мати підпис.
4.9. Доручення міського голови оформляє начальник загального відділу  виконавчого комітету міської ради.
Зразок  бланку  доручення міського голови  (додаток 2)
4.10. Посадова особа, що отримала доручення, є особою, відповідальною за його виконання. У разі отримання доручення декількома особами, відповідальним виконавцем є особа, зазначена першою.
4.11. У разі необхідності залучити до виконання доручення інших працівників, відповідальний виконавець може доручити роботу з виконання доручення шляхом пересилання завдання визначеному ним співвиконавцю або іншому виконавчому органу міської ради. Але звітує про виконання доручення – відповідальний виконавець.
4.12. У разі необхідності залучити до виконання доручень працівників з інших виконавчих органів міської ради – відповідальний виконавець погоджує це з керівниками відповідних виконавчих органів. Керівник зобов’язаний протягом цього ж дня прийняти рішення про призначення співвиконавця доручення.
4.13. Відповідальний виконавець має право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін її надання. Співвиконавці несуть персональну відповідальність за якість та своєчасність виконуваної ними роботи.
4.14. У такому ж порядку здійснюється спільне виконання інших документів, вирішення звернень громадян, тощо.
4.15. Про причини неможливості виконання доручення, або про необхідність відтермінувати виконання доручення, відповідальний виконавець інформує загальний відділ або (та) відповідного керівника.
4.16. Усі доручення беруться до безумовного виконання з моменту їх отримання. Термін виконання (продовження строків виконання) доручення встановлює особа, яка його надає. У разі потреби відповідальний виконавець (співвиконавець) може ставити питання про уточнення змісту та строків доручення особі, яка його надала (відповідальному виконавцю). Запит /службова записка/ про це має бути надісланий негайно після отримання доручення і підлягає розгляду в цей же робочий день, а у разі терміновості доручення – негайно. Уточнення або підтвердження змісту та строків виконання доручення зазначається на документі посадовою особою, яка його надала, фіксується загальним відділом та надсилається відповідальному виконавцю (співвиконавцю) в порядку, встановленому для доручення.
4.17. Якщо доручення неможливо виконати взагалі або у встановлений строк, про це повідомляється особа, яка його надала, у той же день, коли стало відомо виконавцю про отримання доручення.
4.18. У разі, якщо доручення буде підставою для підготовки рішення виконкому, міської ради (і т. ін.), доручення можуть бути оформлені на бланку, в друкованому вигляді, із створенням усіх реквізитів документа.
4.19. Доручення міського голови та документи про їх виконання формуються у справи в хронологічному порядку, зберігаються у загальному відділі виконавчого комітету міської ради 5 років, потім передаються на постійне зберігання до архівного відділу виконавчого комітету міської ради.

5. Підготовка і видання розпоряджень міського голови

5.1. Розпорядження міського голови – нормативно-правовий акт, який видається міським головою в межах повноважень, визначених ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
Розпорядження міського голови видаються з питань, які не потребують колегіального обговорення. Вони підписуються міським головою, а в його відсутність – секретарем міської ради, заступником міського голови, що виконує його обов'язки.
За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:
- з основної діяльності;
- з особового складу;
- про відрядження;
- про відпустки
5.2. З метою затвердження паспортів бюджетних програм відповідно до Бюджетного кодексу України міський голова спільно з начальником фінансового управління міської ради видають спільний розпорядчий документ.
5.3. Загальні правила підготовки та роботи з розпорядженнями ті ж, що і правила підготовки рішень виконкому міської ради. Проекти розпоряджень та додатки до них готують відповідні виконавчі органи міської ради з питань, що належать до їх відання.
5.4. Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка, повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст, юридичні підстави, преамбулу і розпорядчу частини, можуть мати додатки.
5.5. Зразок бланку розпорядження міського голови (додаток 3 ):
5.6. У розпорядженні зазначається зміст розпорядчої дії, конкретні строки виконання завдань, відповідальні за виконання та контроль.
5.7. Проект розпорядження має бути завізований керівниками всіх зацікавлених виконавчих органів міської ради, особами, що його готували, юридичним відділом, при необхідності - заступником міського голови і   обов'язково керуючим справами виконкому. Погодження розпоряджень  оформляється шляхом поставлення візи на окремому аркуші з назвою “Листок-погодження”.
5.8. Проекти розпоряджень міського голови, що стосуються організації підготовки сесії міської ради, питань, що виносяться на її розгляд, обов'язково візуються секретарем міської ради.
5.9. За наявності розбіжностей до проекту розпорядження до нього додаються письмові висновки осіб, які не згодні з окремими пунктами проекту або з проектом в  цілому.
Проекти  розпоряджень, що містять розбіжності, погоджуються у тому ж порядку, що й рішення виконкому.
5.10. Розпорядження і додатки до нього підписує міський голова, у разі його відсутності – секретар міської ради або заступник міського голови, що виконує його обов’язки.
5.11. Підписані розпорядження реєструються загальним відділом виконавчого комітету міської ради. Датою реєстрації розпорядження є дата його підписання. Номери присвоюються в порядку зростання.
5.12. Правила розсилки розпоряджень міського голови ті ж, що й для рішень виконкому міської ради.

6. Організація взаємодії з вищими органами державної виконавчої влади, державними органами та органами місцевого самоврядування усіх рівнів, підприємствами, організаціями, установами і населенням міста

 

6.1. Загальні засади

6.1.1. Взаємодія здійснюється керівництвом, управліннями і відділами, іншими виконавчими органами міської ради по галузях і напрямках на відповідних рівнях. Порядок взаємодії визначається цим Положенням та по¬ложеннями про управління і  відділи, інші виконавчі органи міської ради.
6.1.2. Координують взаємодію виконавчого комітету секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому.
6.2. Порядок звернень виконкому міської ради, підприємств, організацій та установ до вищих органів державної виконавчої влади.
6.2.1. На розгляд Президента України, Комітетів Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств вносяться лише ті питання,вирішення яких законодавством України віднесено до їх компетенції.
Питання,що порушуються перед центральними органами влади, подаються до відповідних суб’єктів влади.  
6.2.2. Звернення до інших державних органів та органів місцевого самоврядування усіх рівнів з різних адресних питань життєдіяльності територіальної громади, трудових колективів, органів самоорганізації населення та окремих громадян готуються секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, керівниками виконавчих органів міської ради і подаються  на підпис  міському  голові  або  заступнику міського голови, який виконує його обов’язки.
Після підписання і реєстрації документ направляється адресату.
У виключних випадках такі звернення можуть надіслати секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому з поміткою "За дорученням міського голови".
6.2.3. Підприємства, організації, установи з питань взаємодії звертаються в облдержадміністрацію через виконком міської ради, а в разі не реагування останнього можуть безпосередньо звернутися до обл-держадміністрації.
6.3. Порядок підготовки і проведення нарад, семінарів та інших заходів.
6.4.1.    Зібрання, наради, семінари інші організаційні та комунікативні заходи проводяться  за усним або письмовим розпорядженням міського голови.
6.4.2.    Щопонеділка о 8.00 годині міським головою проводяться наради із секретарем ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому міської ради.
Оперативні наради у міського голови за участю: секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами, керівників виконавчих органів міської ради, керівників закладів, керівників відповідних місцевих органів виконавчої влади проводяться у другий та четвертий вівторок місяця у залі засідань міської ради. Початок оперативної наради о 08.00 год.
У разі зміни дати або години проведення оперативної наради  загальний відділ виконавчого комітету міської ради не пізніше понеділка інформує учасників оперативної наради. Організація проведення оперативної наради у міського голови покладається на керуючого справами виконкому.
Перед оперативною нарадою проводиться реєстрація учасників. Список присутніх подається міському голові перед початком наради.
На оперативну нараду за вказівкою міського голови для розгляду окремих питань можуть додатково запрошуватись керівники інших підприємств, установ, організацій міста, працівники виконавчих органів міської ради, депутати міської ради та ін.
Регламент проведення оперативної наради встановлюється міським головою.
Загальний відділ виконавчого комітету міської ради веде, оформлює та подає на підпис міському голові, зберігає протоколи оперативних нарад, надсилає копії протоколів виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам, закладам міста – виконавцям доручень, а також здійснює контроль за виконанням протокольних доручень.
6.4.3. Підготовка заходів, що проводяться виконкомом, здійснюється відповідними виконавчими органами міської ради. Пропозиції щодо строків, часу, місця та інших питань, пов'язаних з організацією підготовки і проведення засідань,нарад, семінарів та  інших комунікативних заходів, що проводяться у приміщенні міської ради, погоджуються з керуючим справами виконкому.
6.4.4. Повідомлення про запрошення на заходи, що проводяться  міським головою, реєстрація їх учасників здійснюється відділом відповідальним за проведення заходу з залученням необхідної кількості  працівників виконавчих органів міської ради.
6.4.5. Заходи під головуванням міського голови або посадової особи, яка виконує обов'язки міського голови, протоколюються відділом відповідальним за підготовку заходу.
6.4.6. Засідання утворених міською радою та її виконкомом робочих груп комітетів, комісій, рад проводяться згідно з їх положеннями.     Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальним секретарем чи іншими особами, визначеними керівниками зазначених органів.
Протоколи нарад оформляються відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим.

7. Організація  роботи з кадрами

7.1. Основним завданням роботи з кадрами є проведення єдиної державної політики з питань служби в органах місцевого самоврядування, організація роботи щодо укомплектування виконавчих органів високо¬ кваліфікованими працівниками, підготовки, перепідготовки і підвищення їх кваліфікації, заохочення і контролю за роботою.
7.2. У роботі з кадрами міський голова керується Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування" та Кодексом законів про працю України, указами і розпорядженнями Президента України, Положенням про роботу з кадрами в центральних і місцевих органах державної виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації, цим Положенням та іншими нормативними актами.
7.3. Організація і забезпечення реалізації державної політики з питань роботи з кадрами покладається на відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради, безпосередньо, на начальника цього відділу.
7.4. Міським головою затверджується штатний розпис працівників апарату Лиманської міської ради та її виконавчих органів.
7.5. У міській раді формується кадровий резерв за поданням керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради.
7.6. Виконавчий комітет створює умови та сприяє навчанню та підвищенню кваліфікації посадових осіб міської ради, керівників    комунальних підприємств, установ і організацій, які належать до міської комунальної власності.
7.7. Прийняття на службу до виконавчого комітету Лиманської міської ради Донецької області здійснюється за розпорядженням міського голови шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою   Законами України "Про службу в органах місцевого самоврядування", «Про засади запобігання і протидії корупції», а звільнення з посад, за розпорядженням міського голови згідно чинного законодавства про працю.

8. Організація діловодства

8.1. Діловодство у виконкомі міської ради ведеться згідно інструкції з діловодства, яка затверджується у встановленому    законодавством порядку.
8.2. Приймання всіх вхідних документів у виконкомі здійснює загальний відділ виконавчого комітету міської ради.
8.3. Конверти, адресовані депутатам, громадським організаціям, не розкриваються і передаються безпосередньо адресатам.
Всі інші конверти з вхідними документами розкриваються відповідальним працівником загального відділу, на документах проставляється реєстраційний штамп та передається на резолюцію.
8.4. Одержані документи після розгляду міським головою повертаються до загального відділу для перенесення тексту резолюції в реєстраційну картку, потім передаються за призначенням.  
8.5. Проекти рішень, розпоряджень, листів та інших документів перевіряються та візуються виконавцями і юридичним відділом на предмет відповідності їх чинному законодавству, погоджуються керуючим справами виконкому.
8.6. Віддрукований матеріал перевіряється відповідальним за документ та передається на підпис керуючому справами виконкому, міському голові і подальше оформлення службового документу.
8.7. Підписані вихідні документи працівник загального відділу реєструє, розсилає адресатам, копії чи оригінали документів формує у номенклатуру справ.
Зразок бланку вихідної документації (додаток 4).
8.8. Підписані рішення виконкому, розпорядження міського голови реєструються начальником загального відділу.
8.9. Після зняття документу з контролю контрольна справа переводиться в архів загального відділу з терміном зберігання 5 років, після чого знищується згідно акту.
8.10. Друкарські роботи виконуються безпосередньо виконавцями, які готують документ.
8.11. Розмножувальні роботи забезпечує загальний відділ виконавчого комітету міської ради.

9. Організація контролю і перевірки виконання документів

9. 1.Організація роботи з документами в виконавчому комітеті міської ради здійснюється у відповідності до Інструкції з діловодства.
Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.
9.2. Відповідальність за організацію діловодства та виконання документів несуть міський голова, заступники міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), керуючий справами виконавчого комітету міської ради, начальники управлінь та відділів міської ради та її виконавчого комітету.
9.3. Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або,  які містять питання, що потребують вирішення.
9.4. Обов’язковому контролю підлягає виконання завдань визначених розпорядженнями і дорученнями голови облдержадміністрації, міського голови, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад.
9.5. Контроль за виконанням завдань, визначених розпорядженнями і дорученнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями і дорученнями міського голови, а також за розглядом запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад та інших документів, здійснюється загальним відділом виконавчого комітету міської ради.
В управліннях та відділах контроль за виконанням документів здійснює працівник, на якого в посадовій інструкції покладені функції з питань контролю.
9.6. Для здійснення контролю за виконанням контрольних документів управлінням або відділом, що відповідає за координацію роботи з організації виконання документа в цілому, розробляється у разі потреби, план контролю, в якому визначають: проміжні контрольні строки виконання, управління та відділи міської ради та її виконавчого комітету, що відповідають за виконання окремих завдань, проведення нарад та виїзних перевірок фактичного виконання.
План контролю затверджують заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради (відповідно до розподілу обов’язків).
9.7. Контроль за виконанням розпоряджень голови облдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад здійснюється шляхом:
- підготовки щотижневих графіків контролю виконання документів та надання графіків виконавцям і заступникам міського голови;
- аналізу і узагальнення у визначені строки письмової інформації про стан виконання документів у цілому або окремих встановлених ними завдань, що надходить від виконавців;
- систематичного аналізу статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів;
- проведення періодичної комплексної або цільової перевірки організації і стану виконання завдань безпосередньо на місцях;
- розгляду питань діяльності (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях виконавчого комітету міської ради при міському голові.
9.8. Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання документів у цілому або окремих передбачених ними завдань у разі встановлення проміжних контрольних строків подаються міському голові, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету міської ради (відповідно до розподілу обов’язків) не пізніше ніж за 3 дні до закінчення строку, визначеного розпорядженням голови облдержадміністрації, міського голови або планом контролю.
9.9. За результатами розгляду матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи у повному обсязі виконання документа в цілому або передбаченого ним окремого завдання, міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради  дають доручення виконавцям вжити додаткових заходів для усунення причин та встановлюють інший строк виконання, але не більше 30 днів.
9.10. Інформацію (звіт) про стан виконання документів, що подаються відповідно відділу контролю облдержадміністрації, підписує міський голова (за його відсутності – особа, що виконує його обов'язки).
9.11. Зняття з контролю виконання документа проводиться на підставі письмового звіту начальників управлінь та відділів або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою міського голови або його заступника (відповідно до розподілу обов’язків).
9.12. Оригінал підсумкової інформації з виконання контрольного документу (лист) після остаточного його виконання передається секретарю керівника (працівник загального відділу) для формування справи, а оригінал підсумкової інформації з виконання розпоряджень голови облдержадміністрації та власних рішень до загального відділу виконавчого комітету міської ради.
9.13. Порядок роботи з таємними документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в виконавчому комітеті міської ради регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893.

10. Організація  прийому громадян, розгляду пропозицій, скарг, заяв

10.1. Виконавчий комітет міської ради організовує, в установленому порядку, розгляд звернень громадян - пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг. Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян, покладається на загальний відділ виконавчого комітету міської ради.
Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування та іншими нормативними актами з цього питання.
10.2. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються міським головою або його заступниками (відповідно до розподілу функціональних обов'язків), секретарем ради, керівниками відповідного структурного підрозділу, за дорученням керівника.
Відповіді на звернення громадян готують структурні підрозділи згідно з резолюцією керівника.
10.3. Особистий прийом громадян проводять міський голова, його заступники, керівники структурних підрозділів згідно з графіком, який затверджується міським головою та оприлюднюється через засоби масової інформації.
Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про місце проведення, дні і години прийому.
10.4. Спеціаліст загального відділу з питань роботи зі зверненнями громадян аналізує роботу, щомісячно готує інформацію з цього питання та щоквартально готує звіти щодо роботи зі зверненнями громадян. За підсумками півріччя стан роботи зі зверненнями громадян розглядається на засіданні виконавчого комітету міської ради.

11. Матеріально-технічне забезпечення

11.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів здійснює загальний відділ, відділ інформаційних технологій, відділ обліку та звітності ( у відповідності до фінансових розписів).
11.2. Загальний відділ:
11.2.1. Здійснює заходи щодо утримання в належному стані приміщень міської ради та її виконавчих органів, проведення поточного та капітального ремонтів, придбання та ремонту меблів, обладнання, оргтехніки, іншої апаратури.
11.2.2. Забезпечує працівників виконавчих органів канцелярським приладдям, папером, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, автотранспортом.
11.2.3.    Розглядає спільно з керівниками виконавчих органів   міської ради, які розташовані в окремих будівлях, приміщеннях, питання щодо утримання їх в належному стані, своєчасного проведення поточного та капітального ремонтів.
11.3. Відділ інформаційних технологій:
11.3.1. Здійснює заходи, щодо утримання в належному стані, своєчасний ремонт та придбанням комп’ютерного обладнання, та іншої апаратури відділів виконавчого комітету;
11.4. Відділ обліку та звітності:
11.4.1. Забезпечує повний облік придбання та списання матеріальних цінностей виконавчого комітету, та оплату видатків на утримання виконавчого комітету.

12. Режим роботи виконавчих органів ради

12.1. Робочий день працівників виконавчих органів міської ради розпочинається о 7.30 годині і закінчується о 16.00 годині.
Перерва на обід з 12.00 до 12.30 години.
12.2. Ведення табельного обліку відпрацьованого часу працівниками   управлінь, відділів, служб покладається на начальника відділу з кадрових питань, а у виконавчих органах, розташованих окремо на визначених їх керівниками посадових осіб.
12.3. Робота приймальні організовується з 7.30 до 16.00 годин, щоденно, крім суботи та неділі.
12.4. У суботу та святкові дні організовується чергування відповідальних керівників і посадових осіб структурних підрозділів міської ради з 7.30 до 16.00 згідно затвердженого міським головою  графіка.
12.5. Сторожа загального відділу працюють цілодобово з 7.30 до 7.30 годин наступного дня.
12.6. Відповідальність за організацію чергування у приміщенні  виконавчого комітету міської ради покладається на начальника загального відділу виконавчого комітету міської ради.
12.7. Прийом міським головою, першим заступником міського голови, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради посадових осіб зі службових питань проводиться у разі потреби.

Підписка на розсилку
Розсилка матеріалів виконується за допомогою сервісу Google FeedBurner